BİRİM ARŞİVLERİ

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde,aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini ifade eder.
(Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.)
Kurum ve kuruluşların merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri ifade eder.

ARŞİV MEKANLARI
1-Kendiliğinden tehlike arz eden mahallerden,
2-Fabrika, yangın ve patlama tehlikesi olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı madde depolarından,
3-Bir harp halinde stratejik maksatlarla kullanılabilecek bölgelerden uzakta,
4-İlerdeki muhtemel genişlemelerin dikkate alınması ile,
5-Arşiv binaları mümkün mertebe üniversite ve resmi kurumlara yakın inşa edilmelidir.


ARŞİV DEPOLARINDA
İzalasyon: Yangına karşı dayanıklı duvar, döşeme ve kapılar
Klimatizasyon: Arşiv depolarında ısı 12-15 derece, nem ise % 50-60 oranında tutulmalıdır. Isıtmada kalorifer tercih edilmelidir.
Işık durumu:Depoya giren ışık miktarının özellikle yazın düşürülmesi gerekmektedir.

BİRİM ARŞİVİNE VERİLECEK MALZEMENİN AYIRIMI VE HAZIRLANMASI
Birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle,
İşlemi tamamlananlar,
İşlemi devam edenler,
İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olanlar,
şeklinde bir ayırıma tabi tutarlar.
Ayırım işleminden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme;
a-Birimi,
b-İşlem yılı (Teşekkül ettiği yıl)
c-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d-Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır.Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,
esas alınmak suretiyle hazırlanır.
İlgili birimlerce, yukarıda sayılan işlemleri tamamlanmış arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.

UYGUNLUK KONTROLÜ
Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde:
1-Devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyü gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır.
2-Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,
3-Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilere uyup uymadığına bakılır.
4-Klasör ya da dosyalar üzerine, dosyalama planına göre verilmiş numara, birim adı ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
5-Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,
6-Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,
bakılır eksikleri varsa tamamlanır.
Bu kontrol ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personeli tarafından beraber yürütülür.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha
-Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve İmha işlemleri Kurum Arşivinde yapılır.

Birim Arşivine Devredilmeyecek Malzeme
Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, eğer gerekiyorsa biriminde tutulur gerekmediğine karar verilirse bunlar kesinlikle Birim Arşivine devredilmez.

Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi
-Arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekleme süresi, birimlerin ihtiyaçları dikkate alınarak 1-5 yıl süre ile sınırlı tutulur. Bu süre sonunda Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir.


Kaynak: Devlet Arşivleri 
Genel Müdürlüğü